第一次用 AI 寫 email？AIToolMart 就係平常人用 AI 嘅入門方案——唔使識程式、唔使識英文。呢篇係畀你呢類平常人嘅 AI 入門教學，照抄 prompt 即刻用得，唔使由零開始。
晚上九點，觀塘一幢寫字樓只剩市場部的小慧還在加班，螢幕上是寫了一半的客戶電郵。同事臨走時丟低一句：「試下用 AI 寫 email，改一改就走人。」她半信半疑試了一次，第二日準時六點四十五分放工。原來問題不在於她不會寫，而在於她把太多時間花在「從零開始」。
直接講結論：用 AI 寫 email 最有效又安全的做法，是讓 AI 負責起稿、整理重點、調整語氣，你負責核對事實、數字和公司慣用語，最後由你按下發送。一封普通英文電郵由零開始寫，隨時用上十五分鐘；有 AI 起稿，三分鐘有初稿。一日寫十封八封，加起來就是接近一個鐘的距離。
香港辦公室還有一道獨特難關：開會講廣東話，電郵卻要用英文，這個來回轉換最耗神，而 AI 恰好擅長。很多人一天花兩三小時在 email 和報告上，真正花在「想清楚」的時間卻不多——AI 幫你跳過對着空白畫面的那十五分鐘，把精力留給真正需要判斷的部分。我自己用下來最大的感受：AI 的英文可以比你初入行時更有禮貌，但哪句該講、哪位上司要副本、哪些事不能白紙黑字寫——這些判斷，永遠屬於你。
用 ChatGPT 免費版，講明你是誰、寫給誰、想達到什麼：
請幫我寫一封簡短英文電郵給客戶 Ms. Chan：多謝她上星期查詢報價，報價單已附上，想約她本星期五前通電話跟進。語氣專業有禮，四句以內。提醒：貼資料前刪走客戶全名和價錢，用「客戶」「報價單」代替。收到令你火大的電郵，也可以先把想講的話打出來，叫 AI「改寫得專業但立場堅定」——隔一層 AI，火氣會冷卻很多。
用 Gemini 或 豆包（免費版），收投訴電郵、跨部門長 email 時最救命：
以下是一封客戶電郵，請用三點列出對方要求，標明哪一項有時限，然後幫我起一份禮貌的回覆草稿：〔貼上電郵內容〕提醒：摘要可能漏掉細節，回覆前自己讀一次原文，尤其日期和數目。
開會時照樣用自己的方式速記，會後貼給 ChatGPT：
以下是我的會議筆記，請整理成正式會議紀錄，分「討論重點」「決定事項」「行動項」三部分，行動項列明負責人和死線：〔貼上筆記〕提醒：人名、部門、日期一定自己核實，AI 不會知道你公司內部怎樣稱呼人，寫錯上司頭銜就尷尬了。
進階：如果開會時不想漏掉內容，可以用手機內建的中文（粵語）即時字幕功能錄下會議，會後把逐字稿交給 AI 整理——廣東話、英文混着講的會議，AI 也能整理出有條理的紀錄。
把本週重點用隨手寫的 bullet point 貼上去，叫 AI 整理成有結構的框架，再自己填具體數字：
以下是我的本週 notes，請整理成一份英文週報框架：本週完成事項、下週計劃、需要支援的地方。不要加任何我沒有提及的內容：〔貼上 bullet points〕提醒：所有數字必須自己核實——報告裡一個錯數，足以抵銷十份準時週報建立的信任。寫正式報告也一樣：AI 幫你搭結構，內容和結論必須是你自己的。
不算——只要電郵內容經過你核實和修改，這封 email 就是你寫的。用 AI 寫 email 不是偷步，只是這個年代的打字機：當年早一步學會電腦的人，不是作弊，只是適應得快。有疑問的話，可以直接問上司公司有沒有 AI 使用指引，順便了解哪些資料不能外傳。
先用私人時間和私人帳號學會怎麼用，但不要把公司資料放進去。學會之後，你才有依據跟公司反映：為什麼值得引入合規的 AI 工具。
一般電郵、會議紀錄、週報，ChatGPT、Gemini、豆包的免費版都綽綽有餘，新手毋須付費。付費版主要勝在處理更長的文件，等你真的天天用得出心得，再考慮也未遲。